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Come tagliare i costi senza distruggere l'effettiva competitività?

07/01/2014

 

ll desiderio di ottimizzare l’efficienza delle nostre aziende è comprensibile ed addirittura lodevole. Ma la corsa a tagliare i costi in modo indiscriminato spesso distrugge la competitività che lo sforzo che facciamo per ridurre i costi vorrebbe migliorare. La giustificazione a questa osservazione è fornita dalla Teoria dei Vincoli o dei Constraints.

La Teoria dei Constraints è una filosofia manageriale che considera l’azienda non come un insieme di processi indipendenti ma come un sistema composto da processi interdipendenti. Il creatore della Teoria dei Constraints, il Dott. E. M. Goldratt, spesso spiega la sua teoria con una analogia semplice ma efficace paragona l’azienda ad una catena. Come gli anelli di una catena concorrono a formare un sistema capace di trasmettere una grande forza, così le varie divisioni e dipartimenti di una azienda competitiva concorrono a generare grandi profitti per gli azionisti.

La Teoria dei Constraints sostiene che qualunque sistema è soggetto ad almeno un vincolo (constraint), che impedisce di raggiungere migliori prestazioni. Per un sistema qual è una azienda, il vincolo, spesso non identificato, impedisce alla stessa di ottenere profitti sempre più elevati. Per un sistema come quello della catena nella nostra analogia, il vincolo impedisce a questa di sopportare carichi sempre maggiori.

 

Ma esiste veramente questo vincolo? Basta dare un’occhiata ai profitti esigui delle nostre aziende, per verificare che esiste veramente qualcosa che limita i profitti. Quel qualcosa è il vincolo sulle nostre prestazioni.

Che cosa sarà, nel caso della nostra catena?

Per una catena, l’anello più debole è il suo vincolo.

 

La Teoria dei Constraints fornisce la struttura teorica e gli strumenti con i quali possiamo identificare il vincolo nella catena della azienda e migliorare la sua prestazione, migliorando così la prestazione dell’intera compagnia.

Ma perché dobbiamo focalizzarci solo sul vincolo? Perché non dovremmo migliorare le prestazioni di tutte le divisioni e di tutti i reparti della nostra società?

Ecco dove l’analogia con la catena ci viene in aiuto.


L’anello debole

 

Se abbiamo una catena composta da dieci anelli, di cui nove che possono sopportare un carico di mille libbre ciascuna mentre uno sopporta un carico non superiore a cento libbre, allora ci aspettiamo che la catena può sopportare un carico di solo cento libbre prima di rompersi. L’anello più debole determina la capacità di carico di rottura dell’intera catena.

Se vogliamo raddoppiare la capacità di carico di questa catena, dobbiamo raddoppiare la forza di ogni anello, o dobbiamo focalizzare i nostri sforzi di miglioramento solo sull’anello debole?

La risposta più ovvia è anche quella corretta. Rendere i nove anelli più forti non migliora le prestazioni della catena. È solo l’anello debole che limita la prestazione.

 

Allo stesso modo, migliorando in modo simultaneo tutte le divisioni ed i reparti di una società, si contribuirà in piccola misura a migliorare le prestazioni dell’azienda. Il vincolo, la valvola di regolazione, continua a limitare le prestazioni. Per esempio, se il reparto che processa gli ordini dei clienti è il vincolo per i profitti della azienda, allora migliorare il reparto spedizioni è un esercizio infruttuoso ed inutile. I nostri sforzi e le risorse limitate si rivelano efficaci solo quando sono indirizzati ad identificare il vincolo e a migliorarne le prestazioni.

 

Catene efficienti

 

Ora facciamo un altro passo in avanti con l’analogia della catena. Diciamo che quest’anno, invece di volere migliorare le prestazioni, vogliamo solo mantenere il livello attuale di prestazioni, rendendole più efficienti. Diciamo che ci soddisfa, al momento, avere una catena che sopporti il peso di cento libre. Ma non ci soddisfino i costi di mantenimento dei nove anelli forti della nostra catena. Vogliamo trasformare la nostra catena da un oggetto pesante ed ingombrante in un efficiente insieme di anelli sintonizzati con precisione per ottenere il livello di prestazioni desiderato, al minimo costo. Ogni anello è capace di sopportare lo stesso carico, senza capacità eccessive e costose.

 

Che cosa abbiamo ottenuto di fatto?
Ci siamo virtualmente bloccati sul livello attuale di prestazioni. Prima di intraprendere il programma di riduzione dei costi, avevamo solo un anello debole che limitava le prestazioni della catena a cento libbre. Ora che abbiamo una catena così tanto efficiente ed in sintonia, abbiamo dieci anelli deboli. Abbiamo dieci vincoli. Quando, in futuro, troveremo necessario migliorare le prestazioni della catena, non avremo altra scelta che migliorare tutti e dieci gli anelli. Non avremo altra scelta se non quella di cancellare tutti i precedenti sforzi fatti per ridurre i costi.
Quanto ci costerà di più che se avessimo mantenuto i precedenti livelli di capacità?

 

La stessa cosa vale per le aziende, naturalmente. Le politiche di riduzione di costi a livello societario che eliminano le capacità in eccesso in ogni reparto diventano un vincolo fisico. Ad esempio, se il reparto che processa gli ordini dei clienti è l’anello debole della nostra catena aziendale, e se tagliamo le capacità degli altri reparti in modo da avere la stessa capacità del reparto ordini, allora ogni reparto diventa un immediato impedimento alla crescita. Ora, anche se miglioriamo il reparto di gestione ordini, tutti le altre divisioni ci impediranno di aumentare il livello di affari della nostra società. È chiaro che, se la crescita è nel nostro interesse ed in quello degli azionisti, un insieme di reparti efficienti e perfettamente equilibrati, è nella realtà svantaggioso.

 


Riduzione dei costi

 

Ora che abbiamo visto alcune delle implicazioni della Teoria dei Constraints, consideriamo che cosa accade normalmente quando intraprendiamo un programma basato sulla riduzione dei costi per mantenere la profittabilità.

Senza la conoscenza della Teoria dei Constraints, quanto è facile riuscire a tagliare solo nelle aree che non vincolano la capacità di affari dell’azienda?

Non è facile per nulla! Il nostro tipico approccio è tagliare, diciamo un quindici percento, su tutto il gruppo. Tutti i reparti, tutte le divisioni, tutte le funzioni in azienda saranno tagliate del quindici percento, persino il vincolo. Certo! Persino il vincolo viene tagliato e subisce una DIMINUIZIONE NELLA CAPACITÀ.

 

Qual è l’inevitabile conseguenza della diminuzione nella capacità di una risorsa critica vincolante, come il reparto ordini clienti citato nell’esempio precedente?

Sicuramente non è una crescita nel volume di affari. Pensate che cosa potrebbe accadere alla catena descritta nella nostra analogia, se riducessimo la capacità dell’anello più debole del quindici percento solo perché lo stiamo facendo con tutti gli altri anelli. Se una specifica risorsa è già il vincolo critico per lo sviluppo degli affari della nostra società, allora diminuire la capacità di quella risorsa può solo dare come risultato una diminuzione delle capacità di business.

 

Prendiamo il caso della Digital Equipment Corporation. Quando il management della società impugnò l’ascia del taglio dei costi nel 1993, nessuna parte della compagnia fu risparmiata. Secondo Craig Stedman ("La riorganizzazione della DEC elude gli utenti", Computerworld 26/07/93), "Alcuni utenti [i clienti] dicono che l’organizzazione vendite della DEC, riconosciuta apertamente da Palmer [l’amministratore delegato] come il punto più debole, è di fatto peggiorata durante il processo di ristrutturazione a causa delle riduzioni di personale che hanno forzato la rimanente forza vendita ad accettare più rivenditori."

 

Nello stesso articolo, Frank Brake, direttore delle operazioni internazionali per lo sviluppo di business a carattere tecnologico al Newport News Shipbuilding and Dry-dock Co. di Newport News affermò quanto segue: "I venditori sono distribuiti con minore densità di quanto lo erano prima", e continuando "...abbiamo notato una diminuzione significativa nell’attenzione al cliente."

 

Ancora, sempre in quel articolo, Larry Stiefvater, capo ricercatore al Centro di Ricerca Tecnologica della Kraft General Foods di Glenview, dichiarò "Penso che insieme all’acqua del bagno abbiano buttato via anche qualche bambino."

 

È chiaro che, se i programmi di taglio dei costi diminuiscono le capacità delle risorse critiche e vincolanti, allora non servono a migliorare la competitività della nostra compagnia bensì la devastano.

 

Che fare?

 

Quindi, cosa dobbiamo fare quando l’azienda ha delle capacità in eccesso? Quando scopriamo che c’è capacità in eccesso, affrontiamo sempre lo stesso problema. Dobbiamo migliorare il sistema. È più facile farlo utilizzando un approccio logico. La Teoria dei Constraints descrive un processo basato su cinque passi per la diagnosi del problema e per una soluzione efficace.

 

Il primo passo deve essere identificare il collo di bottiglia ovvero il constraint. In una fabbrica di solito si identifica con facilità. È il processo o il macchinario che a fianco ha una montagna di semilavorati in attesa di essere processati. Se l’azienda avesse delle capacità in eccesso, e potesse produrre in continuo a pieno regime, dove andrebbero a finire tutti i prodotti finiti?

Parte sarebbe venduta e consegnata ai clienti, ovviamente, ma la rimanente si accumulerebbe nei magazzini, come scorta per l’ultimo processo del sistema che genera profitto.

Qual è quest’ultimo processo?

È il mercato, i clienti. I clienti fanno parte integrante del nostro sistema che genera per ottenere profitti. Sono, di fatto, la parte più importante, perché rappresentano l’unico processo che converte i prodotti finiti in profitti. Allora, se le nostre aziende hanno capacità in eccesso, il vincolo è il mercato.

 

Il passo successivo nei cinque passi di focalizzazione per il miglioramento continuo, è quello di sfruttare il constraint, il vincolo che abbiamo identificato. Sfruttare è la parola corretta per l’azione che intendiamo compiere in questa fase. Dobbiamo spremere fino all’ultima goccia la capacità del constraint. Nel caso che il constraint fosse il mercato, lo sfrutteremo assicurandoci che neppure una sola vendita sia persa unicamente per colpa di ciò che facciamo oche non facciamo.

 

Questo è il caso dove la qualità del prodotto e del servizio giocano un ruolo critico. Se stiamo già verificando che il numero limitato delle vendite è dato dalle condizioni del mercato, allora è meglio che ci assicuriamo che ogni vendita soddisfi il nostro cliente. Perché? Per evitare di danneggiare la nostra fetta di mercato creando dei clienti insoddisfatti. Perderemmo non solo il business creato con quei clienti che scontentiamo ma anche gli affari possibili con tutti i clienti potenziali le cui decisioni di acquisto sono influenzate dalle descrizioni dei nostri difetti.

 

Il terzo passo è quello di subordinare tutto il sistema al constraint. In altre parole, dobbiamo ottenere un sostegno attivo e la collaborazione di ciascuna parte del sistema per sfruttare veramente il constraint.

 

Il quarto passo è quello di aumentare la capacità della risorsa critica. Quando il constraint è il mercato abbiamo molte possibilità. L’approccio più ovvio è quello di fare una pubblicità più efficace, o anche, più semplicemente, fare più pubblicità. Ma dobbiamo anche trovare nuovi mercati per i nostri prodotti.

In che modo?

Possiamo trovare nuovi mercati cercando gruppi di persone che hanno problemi che possono essere eliminati utilizzando i nostri prodotti. Questo è, in fondo, il cuore di un marketing efficace.

 

Infine, il quinto passo. Essendo un processo improntato sul miglioramento continuo, il quinto passo sarà quello di tornare al primo passo e ricominciare da capo. Questo è un passo cruciale, perché senza di questo rischiamo di permettere alla nostra pigrizia mentale di interrompere il processo di miglioramento.

 

I nostri ripetuti tentativi di ottimizzare l’efficienza delle aziende adottando programmi draconiani di taglio dei costi ci porta solo a falsi o effimeri guadagni. Queste misure di taglio dei costi spesso distruggono l’effettiva competitività che vorremmo cercare di migliorare. C’è una alternativa molto migliore. Sono i cinque passi di focalizzazione per il miglioramento continuo forniti dalla Teoria dei Constraints. Con questi, possiamo ottimizzare sia i profitti sia l’efficienza, adesso e nel futuro.

 

AD-net organizza per il 31 gennaio e per il 1 febbraio un workshop di 1 giornata dal titolo "Strumenti dell'approccio TOC: come uscire da situazioni senza via d'uscita" in cui si approfondiranno diverse tematiche correlate alla Teoria dei vincoli.

Per maggiori informazioni scrivere a s.russo@advanceschool.org

 

 

 

L'approfondimento è tratto dal blog di Claudio Vettor sulla Teoria dei vincoli (TOC).

 

 

 

 

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